Jak zorganizować pracę zdalną w kancelarii? – zestaw narzędzi

//Jak zorganizować pracę zdalną w kancelarii? – zestaw narzędzi

Pracuję zdalnie już od prawie 5 lat. Wiem, że dla niektórych taka forma pracy stanowi w obecnej sytuacji pewną nowość oraz sprawia trudność. Z dnia na dzień musimy zmienić organizację pracy, sposób delegowania zadań i podziału obowiązków. Istnieją przy tym obawy co do kontroli czasu pracy, czy ktoś w tym momencie nie ogląda Netflixa zamiast rzeczywiście pracować… Rozmawiałam w zeszłym tygodniu z paroma prawnikami i każdy z nich martwił się o losy swojej Kancelarii, w szczególności o utratę Klientów. Wiem, że przyjęło się, że do biura kancelarii prawnej przychodzi się osobiście i rozmawia się z prawnikiem w cztery oczy. Moim zdaniem takie rozwiązania przestaną się za jakiś czas sprawdzać, albo przynajmniej przestaną być wystarczające. Nie chodzi już nawet o sytuację spowodowaną koronawirusem, ale o podejście nowych pokoleń do świata i życia oraz o poszukiwanie ułatwień na każdym kroku.

Sama jeszcze w czasie studiów szukałam opcji pracy zdalnej, bo mieszkałam zbyt daleko od Warszawy, żeby pozwolić sobie na codzienne dojeżdżanie do biura. Gdzie szukałam tej pracy? A no właśnie w kancelarii! Wyobraźcie sobie, że niektórzy prawnicy korzystali z takiego rozwiązania już ładnych parę lat temu i korzystają po dziś dzień! Jaki z tego wniosek? Że da się prowadzić kancelarią prawną zdalnie, a ja pokażę Wam, w jaki sposób i jakich narzędzi do tego użyć.

To zdanie będzie w pewnym sensie zaprzeczeniem poprzedniego, ale uważam, że nawet bez jakichś super specjalnych narzędzi da się wszystko zorganizować. Choć wiadomo, że narzędzia ułatwią nam pracę…

Możemy poprosić naszych pracowników by rzeczywisty czas pracy zapisywali w Excelu w formie timesheetu, polecenia można wysyłać klasycznie mailem albo zapisywać w formie zadań w kalendarzu Google czy w Outlooku…

Przejdźmy jednak do ułatwień – jak zorganizować pracę zdalną w Kancelarii.

Organizacja pracy i zadań

Trello – to jedno z najbardziej lubianych przeze mnie narzędzi do planowania samodzielnej oraz pracy w grupie. Czytelny interfejs pozwala nam zapisywać w formie kart listy projektów nad którymi właśnie pracujemy. W ramach karty możemy także tworzyć listy zadań, ustawić czas ich trwania czy nawet przesyłać pliki. Tablice, wraz z naszymi modyfikacjami widoczne są przez wszystkich, którym je udostępniliśmy. Darmowa wersja programu pozwala nam na bardzo wiele!

Evernote – aplikacja pozwalająca tworzyć notatki i wyświetlać je na wielu urządzeniach. Można ją połączyć z usługami Google.

Zestawy narzędzi do pracy zdalnej w Kancelarii

GSuite – zestaw aplikacji od Google, które ułatwiają pracę zdalną z każdego zakątka świata: Gmail, Google Docs, Google Slides, Google Sheets, Google Drive – to tylko niektóre z usług. Dzięki takiej palecie możliwości możemy wysłać maile, tworzyć kalendarze z powiadomieniami, tworzyć pliki i edytować je w czasie rzeczywistym przez kilka osób naraz.

Microsoft Teams – zespół aplikacji opartych na chmurze od Microsoftu. W skład zestawu wchodzą popularne aplikacje z pakietu Office365 (np. Word, Excel) oraz Skype. Członkowie zespołu mogą w czasie rzeczywistym dokonać zmian, czatować i prowadzić rozmowę wideo. Na dzień pisania artykuły słychać głosy, że popularny również w niektórych kancelariach MS Teams… przegrał z koronawirusem i jego serwery najzwyczajniej w świecie padły.

Przechowywanie plików

Google Drive / Dropbox / Onedrive – dyski na których możemy zamieszczać i archiwizować różnego rodzaju pliki.

Komunikacja z zespołem

Slack – używany często w branży programistycznej, sprawdza się także w kancelariach prawnych. Darmowy komunikator oparty o chmurę, który umożliwia rozmowy grupowe, wideorozmowy, a także przesyłanie multimediów.

WhatsApp – niewiele osób wie, że darmowy WhatsApp umożliwia tworzenie grupowych konwersacji, a także wideorozmów oraz przesyłania multimediów. Dodatkowo jest prosty w obsłudze i stabilny.

Zebrania online

W pracy zdalnej ważne jest regularne „sprawdzanie” zespołu poprzez kontrolowanie wykonanych zadań, ustalanie priorytetów i komunikację wszystkich członków zespołu. Polecam raz na jakiś czas (np. tydzień) przeprowadzać wideo-rozmowy, na których można omówić poprzedni tydzień i ustalić cele na najbliższe dni. Jakich programów można używać do grupowego czatu wideo?

Skype – chyba jeden z najpopularniejszych programów w tej kategorii. Umożliwia przeprowadzenie rozmowy w kilka osób bez większego problemu.

Google Hangouts – bardzo dobry komunikator internetowy pozwalający na prowadzenie wideorozmów oraz telefonowania przy użyciu technologii VoIP.

Zoom – ostatnio bardzo popularne narzędzie do przeprowadzania grupowych rozmów wideo. Ma wersję desktopową, mobilną oraz przeglądarkową. Działa bez zarzutu, a już w darmowej wersji można przeprowadzić rozmowę w bardzo dobrej jakości.

Praca zdalna w kancelarii – podsumowanie

Z pewnością praca zdalna w Kancelarii może z początku stanowić wyzwanie. Jestem jednak przekonana, że po kilku tygodniach dopracowywania procedur część z pracowników (a może nie tylko ich) będzie chciało już zostać w takiej formie współpracy. Oczywiście praca zdalna ma swoje plusy i minusy – ale to temat na oddzielny post. W obecnej sytuacji większość z nas jest zmuszona do przestawienia się w tryb pracy zdalnej, dlatego nie analizujemy jej wad i zalet. Wybieramy tylko najpotrzebniejsze narzędzia, z którymi pracujemy nam się najlepiej i działamy.

Oczywiście warto pamiętać, że zmienił się również sposób komunikacji z klientami. Niewielu z nich chce obecnie spotykać się osobiście. Na szczęście wszystkie narzędzia wymienione powyżej można zastosować również w pracy z klientem. Można bowiem poprosić o wszystkie potrzebne dokumenty na maila, a następnie zdzwonić się na Skype, czy WhatsApp (komunikacja głos+wideo jest o wiele skuteczniejsza, niż sam głos). Koronawirus wymusił na kancelariach zmiany w organizacji pracy, ale myślę, że duża część z nich okaże się koniec końców bardzo korzystna dla rozwoju prawniczego biznesu.

2020-03-18T09:02:14+00:00 17 marca 2020|

Zostaw komentarz